これからのテレワーク ～緊急措置から恒久体制へ～
新型コロナの影響を受け、テレワークを実施する企業が急増しています。また、働き方改革の後押しもあり、これを機にテレワーク・リモートワークの本格化を検討している企業もあるかと思います。
しかし、今後テレワークを恒久的に続けていくには、準備不足や環境整備の面でお困りの点も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークを緊急措置から恒久体制へ変化させる上で重要なポイントを4つ、事例を交えてご紹介いたします。
１．設備の見直し
新型コロナ対策のため、急迫した状況下でテレワークに乗り出した企業の中には、とりあえず会社に在庫のあったデバイスで対応したところも多いかと思います。特に、「社員一人にノートPC1台ずつ」のように、業務に必要最低限のリソースを貸与したケースが多いでしょう。
今しばらくの間耐久するなら問題がない環境でも、これから恒久的にテレワークを取り入れていく上では課題になる点があります。
事例
・テレビ会議の頻度が多いのに会社貸与物がPC1台しかないため、会議資料とお客様の顔(会議画面)を同時に見ることができない
・PCの音声受信環境が悪く、相手の声が聴きとりづらい
・会話中自分が発した声がハウリングして聞こえてしまい、テレビ会議中の相手が不快に感じてしまう
などの問題が生じることがあります。
物理的不便を感じる場合はセカンドディスプレイを追加導入する、音声問題の場合はヘッドセット・マイクを導入するなど、PCに＋＠でデバイスを加えることにより、ストレスフリーな業務を実現することができます。このように、現行のデバイス・ハードウェアの使用方法を見直し、最適なデバイスの策定を行うことで、業務環境の改善につなげることができます。
PSCでは、テレワーク環境を整備するための「テレワークセット」をご用意しております。
https://perfect-finder.com/topics/2020/04/81.php
また、PCや周辺機器を含めた機器の調達・導入・運用・保守・廃棄まで、デバイスのライフサイクルを万全な体制でサポートいたします。(詳しくは ３．デバイスの総合管理 をお読みください)
２．グループウェアの導入、利活用
テレワークでは、業務中に直接顔を合わせない代わりにメールやチャット、テレビ会議といったコミュニケーションツールを使用する頻度も増えています。しかし一方で、以下のような問題点も生じています。
事例
・チームメンバーのスケジュールが把握できなくて困っている
・業務でWebEx、Teams、Zoomを使用しているが、会議、面談、朝礼等、どのシーンでどのツールを使用するか決まっていない
チャットやメール、テレビ会議システムといった、社内における情報共有ツール（グループウェア）を取り入れることにより、ユーザー同士の情報・知識の共有やコミュニケーションの活性化を促進させることができます。社内でグループウェアの使い方が定まっていない場合は、まずその整備から始めましょう。
また、グループウェアを実際に使用すると浮上する問題点もあります。
事例
・メールの送信が多くなり、宛先やタイトルの誤送信をしてしまうことが増えた
・同じチームのメンバーの作業進捗が見えない
この場合、既存のグループウェアに誤送信防止機能、タスク管理機能、カレンダー機能を付けるなど、今ある機能をカスタマイズして使用することも視野に入れて考える必要があります。
PSCでは、「Coo Kai（クーカイ）」という、Microsoft Office 365及びG Suite(旧Google Apps)に対応するアドオンアプリケーション導入、カスタマイズ、そして運用支援までをサポートした統合型のクラウド業務支援サービスをご提供しております。
自社の環境に適したグループウェアを導入することで、さらなる業務効率化を目指しましょう。
３．デバイスの総合管理
テレワークにおいて必須となるデバイスですが、管理業務を担当する部署では、その管理に膨大な時間・コストがかかります。また、管理が思うように行き届かないケースには以下のようなものがあります。
事例
・テレワークに向けてPC、スマートフォン、タブレットを社員に割り当ててみたものの、それぞれのデバイスの管理を別々の部署が行っているため、把握がしづらい
・どのOSがどのデバイスに適応されているか管理できていない
ユーザーやデバイスのステータスが変化するごとにそれぞれ別の管理台帳を更新するのは、効率的な管理方法とは言えません。また、万が一デバイスの紛失、データの盗難があった場合、端末の使用状況が即時でわからないと、セキュリティ対策を講じるまでに時間がかかってしまいます。
このような問題は、デバイスの管理を一元化するシステムを導入することが解決の糸口となります。1つ1つのIT資産(ハードウェア・ソフトウェア)をオンライン上にて管理することで、全てのデバイスのステータスを管理者全員がいつでも見る事ができ、効率的な運用が実現します。PSCでは、管理に加えて調達・運用サポートをワンストップで行えるサービス「Perfect Finder」をご提供しております。
時間・コストがかかるデバイス管理業務だからこそ、アウトソーシングすることで管理者の負担を減らすことも選択肢の一つです。
4．データへの容易なアクセス
テレワークをしている企業の中には、在宅で業務をするために社内にある紙の書類を持ち出しするなど、セキュリティ面で危険性の高いデータの取り扱い方をしている企業も少なくありません。
事例
・契約書等、重要な書類は紙ベースのデータしか保管していない
・上級役職者の押印がもらえないと業務が進まない
この場合、ペーパーレス化を早急に進める必要があります。書面のデジタル化とデータベース化、電子押印システムや社内ワークフローの整備により、社員が出勤しなくても業務を行えるメカニズムを構築することができます。
こうしたペーパーレス化を進めることにより、紙媒体のデータを扱っていた経理や総務といった部署がテレワークに取り組みやすくなるメリットもあります。
また、情報がデータ化されていても、それが欲しいときに手に入らなければ意味がありません。
事例
・テレワークにすると必要なデータがすぐに手に入らない
・社内サーバにしかないデータをテレワーク先でも見たい
PSCでは、データへの安全なアクセスを実現するにあたって、VDI（仮想デスクトップインフラストラクチャー）の導入をお勧めしています。
VDIとは、通常ユーザーが使っている端末にインストールされているOSやアプリケーション、保管されているデータを、端末内ではなくサーバー側に集約管理することを指します。ユーザーの手元にある端末から見えているデスクトップ画面は、実際にはサーバのデータが画面転送されているため、VDIはまさに「仮想化されたデスクトップ環境」と形容することができます。端末を使用しているユーザーは、どのデバイスにおいても通常と変わりないデスクトップ画面を操作できるため、テレワークでも業務に支障が出ることがほとんどありません。
また、デスクトップ環境(データ)はサーバから提供しているため、ユーザーが使用するデバイスは単なる画面出力・情報出入力機械ということになります。ユーザーが使用しているデバイスにはデータが残らず、情報漏洩のリスクが低いため、セキュリティの観点からもかなり安全にデータを取り扱うことができます。
この機会にぜひ、VDI導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
以上4つを例に挙げてテレワークの恒久化についてお話ししました。しかし、上記で挙げた例は、あくまで一例にすぎません。企業の数だけテレワークの形態があり、問題点・課題が存在します。
弊社PSCでは、お客様のテレワーク推進・働き方改革のために
「グループウェアを導入しているが浸透していない」
「テレワークの実現や生産性向上を図りたい」
「働き方改革が思うように進まない」
といった、不便・不満・不安を共に解消していきます。お困りの際は、ぜひご相談ください。
【申込/お問い合わせ】http://perfect-finder.com/inquiry/
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2020年5月12日
ITマネジメント事業部
執行役員 青木勇