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資産管理の仕組改善!Perfect Finderを徹底解説 vol.3 ~管理機能で棚卸もスムーズに~

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前回、Perfect Finderの3大機能「調達・管理・運用サポート」のうち「調達」についてご紹介しました。
今回はその次「管理」について、実際に弊社で行っている棚卸を例にご紹介したいと思います!

QRコードを読み取るだけ!ラクラク棚卸

棚卸001.png

Perfect Finderを使用すれば、QRコードを読み取るだけで簡単に棚卸をすることが出来ます。
棚卸を実施する前に行う準備は2つだけです。

1.Perfect Finderに資産情報を登録する
2.パレットや棚ごとにQRコードを貼り付ける

これで準備は完了です。
棚卸当日は貼り付けたQRコードをバーコードリーダーで読み取るだけで、パレットごとの資産情報がPerfect Finderに表示されます。後は実機と差異がないか確認し、棚卸完了です!

棚卸002.png

Perfect Finder導入で工数70%削減

・今までの棚卸~Perfect Finder導入前~

Perfect Finder導入前の弊社は、Excelの台帳で資産を管理していました。台帳を基にパレットごとに一覧を作成し、それを印刷して…と、一つ一つ手作業で行っていたため、棚卸準備にはかなりの時間が掛かっていました。
加えて棚卸当日には多くの立ち合い人が必要で、事業部の責任者や部門の責任者、各案件の担当者や経理の担当者、それから棚卸の担当者に実作業者と・・・当日作業の他にもあらゆる工数が必要で、棚卸は憂鬱なイベントとなっていました(笑)。

・現在の棚卸~Perfect Finder導入後~

ExcelからPerfect Finderに切り替えたことよって、基となる資産データの入力ミスが防げた他、棚卸における人的ミスを減少させることが出来ました。棚卸準備に要する時間も大幅に減少しました。
正確性、作業スピードが向上したことで準備に必要な人手を削減することができ、さらに各担当との情報連携も容易になったため、棚卸当日の大勢の立ち合いも不要になりました。
こうした点から、Perfect Finder導入前後を比較すると実に工数の70%がカットされました!


一つ一つ手作業で確認する棚卸と比較すると、作業の負担もかかる時間も大幅に削減できます。また万が一違うパレットに別の資産を含めてしまったなどのミスがあった場合も、Perfect Finder上で簡単に修正することが出来ます。

PFスクリーンショット.jpg

Perfect Finder上ではこのように表示されています

CSV形式での出力も可能

Perfect Finder上に登録された情報はCSV形式のファイルとして出力することも出来ます。これによってExcelなどのソフトを使用した管理や、データを社内で共有することも可能となります。
CSVファイルの中には、一行につき一つの資産の情報が記載されます。また、PCだけではなくマウスやキーボードなどの周辺機器も一つの行に記載されます。実際の出力結果は下の画像をご参照ください。
※社内情報の為一部モザイクをかけさせていただいています。

CSV出力.jpg

出力したCSVファイル

Perfect Finderの資産管理機能で出来ること

Perfect Finderを活用すると、以下のことが出来るようになります。

・在庫管理、入出庫管理を一元で行える。
・作業を効率化させることで、棚卸にかかる時間を短くする。
・必要な棚卸データを簡単にCSVファイルとして出力できる。

出来ること.jpg

棚卸は人的ミスと隣り合わせ

手作業での棚卸は人的ミスのリスクが高い作業です。Perfect Finderを活用すればそうしたリスクを最小限に抑えることが出来ます。
ここで、棚卸作業の際に起こりうるミスを考えてみましょう。

まずはカウント漏れとカウントミスです。確認するべき資産が多くなればなるほどこうしたミスは増えるでしょう。また、台帳の細かい項目を一つ一つ見ながらの作業では、誤った品を数えてしまうこともあるかもしれません。
次に入力漏れと入力ミスです。物品を正しく数えることが出来たとしても、準備段階で入力にミスがあれば不正確なデータとなってしまいます。そうしてやっとの思いでデータを作成した後も、各部署に提出する書類の作成に追われ、最終的に遅延……ということもあり得ます。

このようにミスと隣り合わせの状態で作業を行うことは、生産性の低下にも繋がります。 Perfect Finderはこうした棚卸に関する作業を一括で管理することで効率化を図ることが出来るツールです。効率化を図ることで人的ミスを未然に防ぐことが出来ます。それに加え、作業時間を短縮することにも繋がるので、空いた時間を別の業務に充てることも出来ます。

これからのPerfect Finder

Perfect Finder導入のメリットはそれだけではありません。現在もPerfect Finderの機能拡大は継続中で、今後も便利な機能が追加される予定です。ここでその一部をご紹介いたします。

追加機能①:必要な情報のみを出力
Perfect Finderから出力されたCSVファイルには、お客様がお持ちの資産情報が表示されます。しかしその数が多くなればなるほど、欲しい情報を見つけるのが困難ですよね。
現在弊社では出力されたCSVファイルにマクロを組み込んで、簡単に必要な情報が見られるように工夫しています。今後は必要な情報のみに絞り込んだ情報を任意の書類形式でPerfect Finder上で作成、出力できるように考えています。これで各部署に提出する書類もスムーズに作成することが出来ます。

追加機能②:QRコードを作成
現在棚卸の際に使用するQRコードはお客様ご自身に用意していただく形となっております。こちらも将来的には、Perfect Finderで作成から印刷までを行えるような機能を実装する予定です。

Perfect Finderを活用して業務効率化を図りましょう!

今回はPerfect Finderの3大機能「調達・管理・運用サポート」のうちの「管理」の棚卸部分をご紹介いたしました。棚卸は時間と工数のかかる大変な作業です。
Perfect Finderを活用すれば人的ミスのリスクや工数を大幅に削減出来ます。
それだけでなく前回ご紹介した「調達機能」や、今後ご紹介させていただく「運用サポート機能」も含めた充実の機能でお客様の資産管理をトータルサポートいたします。
現場を知り尽くした弊社だからこそ、本当に必要とされている機能をお届けできるのがPerfect Finderの特徴なのです。 いかがでしょうか?
また、こうした機能はお客様のご要望に合わせてカスタマイズすることも可能です。
是非お客様の必要としている機能をお聞かせください。お問い合わせお待ちしております。

2020年12月9日

ITマネジメント事業部 具志堅 省吾

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