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工数70%削減!? 悩みの種「棚卸」は PerfectFinder で楽々解決☆

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年度末、企業を悩ませる一大イベントが棚卸です。
物品数の計算がうまくいかなかったり、物品と管理台帳との整合性が取れなかったりして、夜遅くまで残って確認作業を行ったことのある方もいらっしゃるでしょう…
棚卸が近くなると、憂鬱な気分になる管理者の方々も多いのではないでしょうか?

弊社でも例に漏れず、半年に一回棚卸を実施しております。
以前記事でお伝えした通り、弊社の棚卸ではPerfectFinderを活用して棚卸担当者の工数を大幅削減することに成功しています!
(PerfectFinderを使用した棚卸についてはこちら→ https://perfect-finder.com/topics/2020/12/96.php


今回は、PerfectFinderを導入する前から棚卸を行っていた担当責任者に話を聞き、PerfectFinderのリアルな利活用方法についてインタビューしてきました!

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「全ての紙を持ちたくない。紙が大嫌いでした」

IMG_01.JPG



〈輿石:インタビュアー〉
単刀直入にお聞きしますが、PerfectFinder導入前と後で工数が減ったと感じられたところはありますか?


〈棚卸担当責任者〉
紙の管理からデータの管理に管理台帳が変化したことが大きいですね。以前は棚卸対象物品を「原票」と呼ばれる紙ベースで管理していました。

原票とは、一つの場所に置いてある物品リストのようなものです。物品数が多ければ多いほど、原票に記載する行数も多くなります。
原票に手書きで内容変更・追記することは厳禁のため、内容に変更が生じればその都度Excelで内容を修正し、新しいものを印刷しなければなりませんでした。
原票発行後は、棚卸対象物品と数量・種類が合致しているか照合し、監査者に承認印をもらわなければならなかったため、書き直しには大変な手戻り工数が発生していました。


〈輿石:インタビュアー〉
なるほど…
紙のデータ管理では、急な変更に対応しづらかったということですね。


〈棚卸担当責任者〉
その上、棚卸対象物品は入出荷やお客様のご都合次第で、当日まで変動する可能性があります。
物品の移動や原票作成の準備で、棚卸当日の朝ぎりぎりまで動き回らなければいけないこともありました。


〈輿石:インタビュアー〉
その点、PerfectFinderはデータ管理をすべてPCで行うことができますね。


〈棚卸担当責任者〉
はい。
PerfectFinderを導入した後は、登録するデータに変更が生じてもいちいち紙面を再発行する必要がなくなったため、棚卸担当者・棚卸当日責任者・監査者ともに工数を大幅に削減することができました。

例えば、Aという物品を場所①から場所②という場所に変更する作業だけでも、これまでの紙の原票では場所①・場所②の二つの原票を棚卸担当者が書き直し、再印刷し、棚卸当日責任者の承認を得なければなりませんでした。
変更が急であればあるほど、棚卸当日責任者や監査者にも迷惑が掛かってしまう恐れがあります。

これがPerfectFinderでは、棚卸担当者が変更点を反映したcsvをフォームに登録するだけで変更が完了してしまいます。
今回各案件の棚卸担当者には、棚卸前日までに棚卸対象物品のcsvデータをPerfectFinderに投入するよう指示していましたが、データ内容に変更があった際もスムーズに対応できたため、通常業務に支障をきたすことなく準備を進めることができました。
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〈輿石:インタビュアー〉
削減した工数が体感できるのは、棚卸担当者にとっても当日の責任者・関係者にとっても喜ばしいことですね。
他に、PerfectFinderを使用してよかったと感じた点はありますか?


〈棚卸担当責任者〉
棚卸当日にかかる時間が削減できたのも大きいです。
棚卸対象物品をデータで管理しているため、監査者はPC一つ持ち歩けば確認作業ができます。重たくてかさばる紙のリストを持ち歩く必要がなくなり、内容も一目瞭然でチェックできるようになりました。
今回行った弊社の棚卸では、予定していた時間より30分早く棚卸が終了し、財務担当責任者から感謝の声をいただきました。


〈輿石:インタビュアー〉
準備だけでなく、棚卸当日の時間も削減できたということですね!
では逆に、従来の紙ベースでの棚卸と比較して『ここが困る』という点はありますか?


〈棚卸担当責任者〉
今回の棚卸では、PerfectFinderにアクセスできるIPアドレスをフィルタリングしていました。
そのため、急に物品の場所を別の棟(≒別のセグメントを使用する必要がある場所)に変更することになった場合、PerfectFinderにアクセスが可能なIPアドレスを管理コンソール上から追加設定する必要があります。


〈輿石:インタビュアー〉
紙で棚卸していた時にはなかった問題ですね。
逆手にとって考えれば、特定のIPアドレスからのみPerfectFinderに接続できるようにすることも可能でしょうか?


〈棚卸担当責任者〉
そうですね、IPアドレスフィルタリングを逆手にとって、PerfectFinderにアクセスする際のセキュリティの向上を図ることも可能だと思います。

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いかがでしたでしょうか?
お読みいただいてわかる通り、弊社では管理を紙ベースからPerfectFinderのデータベースに切り替えたおかげで、棚卸の工数・負担がぐっと減ったことがお分かりになったかと思います。

PerfectFinderは資産管理だけでなく、「調達機能」や「運用サポート機能」も搭載したトータルサポートツールとなっております。
資産管理でお困りの会社様はまだまだ少なくありません。
ぜひ一度、PerfectFinder導入をご検討されてはいかがでしょうか?


PerfectFinderの機能詳細に関しましては、下記ページをご覧ください。

■資産管理の仕組改善!Perfect Finderを徹底解説 vol.1 ~ECサイト感覚で機器調達~
https://perfect-finder.com/topics/2020/06/88.php

■資産管理の仕組改善!Perfect Finderを徹底解説 vol.2 ~大幅工数削減でストレスフリー~
https://perfect-finder.com/topics/2020/07/89.php

■資産管理の仕組改善!Perfect Finderを徹底解説 vol.3 ~管理機能で棚卸もスムーズに~
https://perfect-finder.com/topics/2020/12/96.php

2021年4月14日

ITマネジメント事業部 輿石 裕希

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